L’animation générale du club est divisée en plusieurs sous-commissions :
LOTO
FETE MEDIEVALE
HARDBAT
SOIREE SPONSOR
SOIREE RESTO
TOURNOI INTERNE DE LA GALETTE
DINER TOURNANT
INITIATIVES
RAQUETTES AIMANTEES
En tant que responsable, il doit :
Vérifier la bonne gestion de ses sous-commissions
Vérifier l’avancée en temps et en heure des préparations des manifestations (ne pas être pris de court)
Partager les différents problèmes ou réussite rencontrés dans une des sous-commissions afin de les réutiliser ou non ailleurs
Définir un calendrier pour ses différentes manifestations avec les responsables des sous-commissions et celui de la commission sportive
Annoncer le calendrier des animations en réunion de bureau et CA
Réunir toutes ses sous-commissions pour travailler en équipe sur chaque animation
Faire parvenir au responsable communication toutes les informations importantes (date, pub…) de ses animations
Donner régulièrement des informations sur sa commission au président
Dans chaque sous-commission se trouve un responsable. Il a donc des missions :
LOTO :
o Définir la date
o Contacter le « monsieur loto »
o Gérer la publicité de l’évènement
o Gérer une équipe de travail pour l’avant, le pendant et l’après
o Donner au responsable maintenance « bar » le nombre d’inscrits pour qu’il gère le stock
o Faire un compte-rendu de sa manifestation au responsable animation
FETE MEDIEVALE :
o Prise en considération de la date en mairie
o Gérer une équipe de travail pour l’avant, le pendant et l’après
o Faire un compte-rendu de sa manifestation au responsable animation
HARDBAT :
o Définir la date
o Gérer la publicité de l’évènement
o Gérer une équipe de travail pour l’avant, le pendant et l’après
o Donner au responsable maintenance « bar » le nombre d’inscrits pour qu’il gère le stock
o Faire un compte-rendu de sa manifestation au responsable animation
SOIREE SPONSOR :
o Organiser une journée de rassemblement pour tous les partenaires du club
o Proposer un tournoi
o Définir une date
o Demander aux joueurs du club d’être présents
SOIREE RESTO :
o Définir les sponsors où il y aura des soirées
o Définir la ou les date(s)
o Gérer la publicité de l’évènement (fiche d’inscription)
o Collecter les inscriptions
o Faire un compte-rendu de sa manifestation au responsable animation
TOURNOI INTERNE GALETTE :
o Ne pas oublier le côté familial et amusement de l’évènement
o Définir la date
o Gérer la publicité de l’évènement (fiche d’inscription)
o Collecter les inscriptions au tournoi et à la galette
o Gérer le tournoi en fonction des inscriptions
o Donner au responsable maintenance « bar » le nombre d’inscrits pour qu’il gère le stock
o Faire un compte-rendu de sa manifestation au responsable animation
DINER TOURNANT :
o Définir la date
o Gérer la publicité de l’évènement (fiche d’inscription)
o Collecter les inscriptions
o Faire un compte-rendu de sa manifestation au responsable animation
INITIATIVE :
o Définir l’activité de l’année : tombola, calendrier, chocolat…
o Gérer le stockage des lots
o Préparer les enveloppes (lettre d’accompagnement, tickets, jetons…)
o Redistribuer les lots gagnants ou achats
o Vérifier les enveloppes (tickets vendus / argent récolté)
o Calculer les recettes finales
RAQUETTES AIMANTEES :
o Définir le planning des animations en tout début de saison
o Répertorier toutes les dates de championnat (jeune + adulte)
o Faire le doc informatique
o Imprimer toutes les raquettes
o Découper les raquettes
o Commander le papier