organigramme

C’est le représentant juridique de l’association (face à la justice, aux pouvoirs publics et aux financeurs, face aux usagers, face aux membres).

En tant que président, il doit :
Etre en relation avec les instances : Fédération, Ligue et Comité Départemental
Etre en relation avec la mairie
Etre en relation avec les partenaires
Etre en relation avec les salariés
Convoquer le bureau et son comité directeur (présider les réunions et fixer l’ordre du jour)
Fixer et présider l’AG
Exécuter les décisions prises par le comité directeur
Superviser la conduite des activités de l’association : vérifier la bonne gestion et évolution de ses différentes commissions
Coordonner l’association : être en connaissance du maximum d’éléments par les responsables des différentes commissions

En tant que vice-président, il doit :
Suppléer au président en cas d’absence de celui-ci

L’animation générale du club est divisée en plusieurs sous-commissions :
LOTO
FETE MEDIEVALE
HARDBAT
SOIREE SPONSOR
SOIREE RESTO
TOURNOI INTERNE DE LA GALETTE
DINER TOURNANT
INITIATIVES
RAQUETTES AIMANTEES

En tant que responsable, il doit :
Vérifier la bonne gestion de ses sous-commissions
Vérifier l’avancée en temps et en heure des préparations des manifestations (ne pas être pris de court)
Partager les différents problèmes ou réussite rencontrés dans une des sous-commissions afin de les réutiliser ou non ailleurs
Définir un calendrier pour ses différentes manifestations avec les responsables des sous-commissions et celui de la commission sportive
Annoncer le calendrier des animations en réunion de bureau et CA
Réunir toutes ses sous-commissions pour travailler en équipe sur chaque animation
Faire parvenir au responsable communication toutes les informations importantes (date, pub…) de ses animations
Donner régulièrement des informations sur sa commission au président

Dans chaque sous-commission se trouve un responsable. Il a donc des missions :
LOTO :
o Définir la date
o Contacter le « monsieur loto »
o Gérer la publicité de l’évènement
o Gérer une équipe de travail pour l’avant, le pendant et l’après
o Donner au responsable maintenance « bar » le nombre d’inscrits pour qu’il gère le stock
o Faire un compte-rendu de sa manifestation au responsable animation
FETE MEDIEVALE :
o Prise en considération de la date en mairie
o Gérer une équipe de travail pour l’avant, le pendant et l’après
o Faire un compte-rendu de sa manifestation au responsable animation
HARDBAT :
o Définir la date
o Gérer la publicité de l’évènement
o Gérer une équipe de travail pour l’avant, le pendant et l’après
o Donner au responsable maintenance « bar » le nombre d’inscrits pour qu’il gère le stock
o Faire un compte-rendu de sa manifestation au responsable animation
SOIREE SPONSOR :
o Organiser une journée de rassemblement pour tous les partenaires du club
o Proposer un tournoi
o Définir une date
o Demander aux joueurs du club d’être présents
SOIREE RESTO :
o Définir les sponsors où il y aura des soirées
o Définir la ou les date(s)
o Gérer la publicité de l’évènement (fiche d’inscription)
o Collecter les inscriptions
o Faire un compte-rendu de sa manifestation au responsable animation
TOURNOI INTERNE GALETTE :
o Ne pas oublier le côté familial et amusement de l’évènement
o Définir la date
o Gérer la publicité de l’évènement (fiche d’inscription)
o Collecter les inscriptions au tournoi et à la galette
o Gérer le tournoi en fonction des inscriptions
o Donner au responsable maintenance « bar » le nombre d’inscrits pour qu’il gère le stock
o Faire un compte-rendu de sa manifestation au responsable animation
DINER TOURNANT :
o Définir la date
o Gérer la publicité de l’évènement (fiche d’inscription)
o Collecter les inscriptions
o Faire un compte-rendu de sa manifestation au responsable animation
INITIATIVE :
o Définir l’activité de l’année : tombola, calendrier, chocolat…
o Gérer le stockage des lots
o Préparer les enveloppes (lettre d’accompagnement, tickets, jetons…)
o Redistribuer les lots gagnants ou achats
o Vérifier les enveloppes (tickets vendus / argent récolté)
o Calculer les recettes finales
RAQUETTES AIMANTEES :
o Définir le planning des animations en tout début de saison
o Répertorier toutes les dates de championnat (jeune + adulte)
o Faire le doc informatique
o Imprimer toutes les raquettes
o Découper les raquettes
o Commander le papier

La maintenance générale du club est divisée en plusieurs sous-commissions :
MATERIEL
BAR
En tant que responsable, il doit :
Vérifier la bonne gestion de ses sous-commissions
Vérifier l’avancée en temps et en heure des différentes réparations (ne pas être pris de court)
Connaître le calendrier des différentes manifestations (sportive et animation)
Se tenir informer des problèmes de maintenance rencontrés lors des entraînements ou compétitions ou animations
Donner régulièrement des informations sur sa commission au président

Dans chaque sous-commission se trouve un responsable. Il a donc des missions :
MATERIEL :
o Réparer le matériel en cas de signalement
o Réfléchir à l’aménagement de nouveaux rangements si besoin est
o Réceptionner le matériel si commande faite
o Gérer un cahier des travaux (chacun peut écrire le problème rencontré avec date, qui en fait la demande, le problème, si urgent ou pas…)
BAR :
o Gérer le réapprovisionnement du bar pour les entraînements
o Gérer le réapprovisionnement du bar pour les compétitions sportives (jeunes et adultes)
o Gérer le réapprovisionnement du bar pour les animations

La communication générale du club est divisée en plusieurs sous-commissions :
PRESSE
FACEBOOK
SITE INTERNET

En tant que responsable, il doit :
Vérifier la bonne gestion de ses sous-commissions
Vérifier la mise à jour régulière des informations
Partager les différents problèmes ou réussite rencontrés dans une des sous-commissions afin de les réutiliser ou non ailleurs
Récolter les informations des différentes commissions (sportive, sponsor et animation) afin de les diffuser au mieux
Donner régulièrement des informations sur sa commission au président

Dans chaque sous-commission se trouve un responsable. Il a donc des missions :
PRESSE :
o Rédiger chaque semaine des articles à paraître dans « l’Echo de la Presqu’île »
o Faire vérifier par une autre personne ces articles (pour les fautes d’étourderie
o Collecter chaque article pour en faire un « book »
FACEBOOK :
o Outils très important pour le club : donner une bonne image
o Donner le maximum d’information sur l’animation, les résultats sportifs, les sponsors…
o Mettre à jour le plus régulièrement possible
SITE INTERNET :
o Outils très important pour le club : donner une bonne image
o Donner le maximum d’information sur la vie du club : l’animation, les résultats sportifs, les sponsors, photos…
o Mettre à jour le plus régulièrement possible

Le « sponsoring » du club est indispensable pour le club.

En tant que responsable, il doit :
Maintenir le nombre de sponsors actuels .
Aller voir et fidéliser les sponsors existants pour le club
Prospecter pour trouver de nouveaux sponsors
Démarcher les nouveaux sponsors potentiels avec le livret sponsoring
Faire un portrait de chaque sponsor du club pour le site internet (système de questionnaire à remplir par les sponsors directement)
Faire parvenir les portraits au responsable communication qui fera parvenir au responsable site internet
Gérer les soirées sponsors (cf animation)
Vérifier et suivre le paiement chaque année
Proposer un virement chaque mois
Donner régulièrement des informations sur sa commission au président

L’administration générale du club est divisée en plusieurs sous-commissions :
LICENCES
INSCRIPTIONS
DOSSIERS

En tant que responsable, il doit :
Vérifier la bonne gestion de ses sous-commissions
Vérifier l’avancée en temps et en heure des commissions (ne pas être pris de court)
Partager les différents problèmes ou réussite rencontrés dans une des sous-commissions afin de les réutiliser ou non ailleurs
Réunir toutes ses sous-commissions pour travailler en équipe et faire le point
Faire parvenir au bureau et comité directeur l’évolution du nombre d’inscrits au club
Donner régulièrement des informations sur sa commission au président

Dans chaque sous-commission se trouve un responsable. Il a donc des missions :
LICENCES :
o Enregistrer toutes les licences des joueurs sur le SPID
o Gérer le listing du club une fois l’enregistrement de licences fait
INSCRIPTIONS :
o Gérer les jours d’inscriptions
o Gérer les fiches d’inscriptions
o Gérer le bon contenu de toutes les inscriptions (règlement, certificat médical, fiche de renseignement,
o Gérer les attestations si besoin
o Gérer les « impayés »
DOSSIERS :
o Etre en connaissance des différents dossiers à remplir et à renvoyer
o Connaître les échéances de renvoie des dossiers
o Rédiger le dossier de subventions (Mairie de Guérande, Mairie de La Turballe et aide parlementaire)
o Rédiger le dossier CNDS
o Rédiger le dossier d’aide exceptionnelle à un projet
o Faire la relecture de tous les articles de presse

En tant que trésorier, il doit :
Gérer le patrimoine financier de l’association
Effectuer les paiements
Percevoir les sommes dues à l’association
Encaisser les cotisations
Prépare le compte de résultat et le bilan présentés à l’assemblée générale annuelle où il rendra compte de sa mission
Assurer la relation entre l’association et le banquier
Présenter périodiquement au bureau et/ou au comité directeur la situation financière
Etablit chaque année le budget prévisionnel et le soumet au Bureau et/ou au comité directeur puis à l’Assemblée Générale pour adoption définitive
Rétribution
Salaire entraîneur / Profession Sport
Frais de déplacement à calculer et remboursement
Stages : encaissement et dédommagement sur l’encadrement
Prévoir pour la fête médiévale et tournoi de Hardbat :
 Fonds de caisse
 Compter les recettes
 Encaisser
 Payer les factures
 Faire un « petit bilan »

En tant que secrétaire, il doit :
Gérer la correspondance de l’association
Gérer les archives
Etablir les procès-verbaux des réunions et les diffuser
Tenir le registre réglementaire (modification des statuts et changement de composition du conseil d’administration).
Connaître et faire appliquer les statuts de l’association : veiller au respect du cadre légal prévu par les statuts
Communiquer en préfecture dans un délai de 3 mois à partir de la date de l’AG toutes modifications dans l’administration ou les statuts de l’association
Transférer les documents et mails aux personnes concernées
Transmettre les licences à l’entraîneur lors de la réception
Donner aux capitaines d’équipe les feuilles de rencontre vierge
Correspondante de club : en lien avec les clubs adverses (tel/mail/courrier) = passer les informations
Tenir à jour le Registre spécial (article 5 de la loi 1901)