QUELLES OBLIGATION POUR LES DIRIGEANTS ASSOCAITIF QUITTANT LEURS FONCTIONS,

 

/  25 FÉVRIER 2013


Bonsoir,

Je viens d’être élue trésorière au sein d’une association. La présidente était la seule à détenir le livre de comptes et les chéquiers car elle refusait de les transmettre à l’ancienne trésorière et donc gérait à son bon gré les dépenses de l’association.

Cette présidente vient de donner sa démission et nous avons récupéré les documents par l’intermédiaire d’une tierce personne. De ce fait, aucune vérification des comptes n’a pu être effectuée ; nous n’avons pas de bilan financier et de PV de clôture des comptes. Est-il encore temps de lui adresser un courrier en RAR pour lui demander la vérification en présence du bureau ? Quelle solution avons-nous ? Quelle est notre responsabilité ? (sachant qu’à priori, il y a très peu de justificatifs de dépenses ; que le solde du compte en banque nous parait anormalement bas….)

Je vous remercie par avance pour vos réponses, nous en avons énormément
besoin !!!!

Cordiales salutations

La question posée par Sandy est bien la suivante : les dirigeants bénévoles quittant leurs fonctions sont-ils tenus de restituer certains documents ?  Les nouveaux dirigeants peuvent-ils être tenus pour responsables des errements antérieurs à leur nomination ?

Pour y répondre complètement, il faut distinguer parmi les obligations qui pèsent sur les dirigeants associatifs celles qui résultent de la loi, qu’elles soient sanctionnées ou pas. Ensuite, il faut envisager que les statuts peuvent mettre à la charge des dirigeants certaines obligations comme de tenir une comptabilité ou d’enregistrer par écrit les procès-verbaux des séances du CA. Pour toutes personnes qui a dirigé une association,

il existe aussi une obligation non écrite, mais bien réelle, de ne pas nuire au bon fonctionnement de la structure, une fois que son mandat a pris fin. Cette obligation est sanctionnée par la mise en jeu de la responsabilité civile personnelle de l’ancien bénévole.

En revanche, ce n’est pas sur les anciens dirigeants mais sur ceux qui les remplacent que pèse l’ obligation d’effectuer auprès de la préfecture les formalités obligatoires . Toutefois, si les nouveaux dirigeants s’avèrent négligents, il est tout à fait possible pour les « sortants » de procéder par eux-mêmes aux formalités déclaratives.

Nous ne reviendrons pas trop longuement sur l’ obligation  de tenir au siège associatif un   registre spécial , qui doit en principe être remis aux nouveaux dirigeants. Tout le monde sait que cette obligation n’est pas vraiment sanctionnée, mais est-ce une raison ? A vous de voir.

Lorsque l’association ne dispose pas de registre au moment de la passation des pouvoirs, les nouveaux dirigeants auront tout intérêt à rédiger avec les démissionnaires un  constat de carence  signé par toutes les parties.

Lorsque les statuts font obligation à l’association de  tenir des comptes  ou de présenter en assemblée générale un « bilan », les dirigeants démissionnaires doivent transmettre les documents attestant que ces obligations ont bien été respectées, au moins pendant la période où ils étaient « aux commandes ». Il s’agira des comptes, sous quelques forme que ce soit, et des  procès-verbaux d’assemblée générale  d’approbation. Il faut savoir qu’en principe, il n’y a pas d’exigence de forme particulière. Ces documents de synthèse doivent être accompagnés des pièces justificatives   (talon de chèques, relevés bancaires, factures, état de présence).

Tous ces documents doivent en principe être conservés au siège de l’association. Si le siège était fixé au  domicile des anciens dirigeants , ceux-ci ne peuvent arguer de ce fait pour s’opposer à la restitution des pièces.

Lorsqu’un bénévole quitte ses fonctions dirigeantes, il paraît délicat qu’il continue à héberger le siège associatif. La passation des pouvoirs doit de préférence s’accompagner d’un  transfert du siège  de l’association ainsi que de l’ensemble de sa documentation. De la même manière, on pourra effectuer entre anciens et nouveaux dirigeants un inventaire de la documentation transmise -si nécessaire en présence d’huissier- et faire constater la  carence des documents prescrits.

Si cette restitution des documents par les anciens dirigeants posait problème, on trouvera ici un modèle de courrier de mise en demeure .

Il existe pour les dirigeants associatifs une obligation générale de ne pas perturber le bon fonctionnement de l’association dont ils sont les mandataires (c’est la moindre des choses). Cette obligation est sanctionnée par la  responsabilité civile  des personnes. Elle concernerait par exemple des dirigeants démissionnaires refusant de restituer les  instruments bancaires nécessaires au bon fonctionnement de l’association, de communiquer la  liste des adhérents  ou le carnet des adhésions ou les registres juridiques tenus par ses prédécesseurs.  les juges n’hésitent pas à condamner les dirigeants dont la négligence et l’obstination créent un  préjudice à l’association.

En voir plus à propos de cette   source de responsabilité pour une démission intempestive .

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