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Créer son club de pétanque

Un club de pétanque qui souhaite être affilié à la FFPJP doit en faire la demande au  Comité Départemental auquel il dépend (voir lieu du siège social).
Son Président doit le déclarer comme association sportive à la préfecture ou sous-préfecture dont dépend le siège. Tout changement doit être signalé. Le plus souvent, les dirigeants sont bénévoles. Chaque membre doit être titulaire d’une licence sportive de la FFPJP.
 
Association Loi 1901
 
"L'association est la convention par laquelle deux ou plusieurs personnes mettent en commun, d'une façon permanente, leurs connaissances ou leur activité dans un but autre que de partager des bénéfices".
Il s’agit de s’associer dans un but commun, de se rencontrer, d’échanger, voire de s’entraider. Adhérer à une association c’est être en accord avec ses actes fondateurs, c’est s’inscrire dans une démarche collective. Les bénéfices éventuels doivent servir à améliorer le fonctionnement du club.
 
Rédaction des statuts
 
Ils constituent la référence du dossier du club.
Les statuts, inspirés de ceux proposés par la FFPJP, déterminent à la fois la création de l’association, son fonctionnement, les droits et obligations de ses membres et aussi les conditions de sa dissolution éventuelle.
 
 
L’Assemblée Générale constitutive

C’est l’assemblée générale au cours de laquelle est décidée la création de l’association. Elle est convoquée par les personnes qui ont pris l’initiative de la constituer, généralement désignées sous le terme de « membres fondateurs » dans les statuts. Le jour de cette Assemblée est la véritable date de naissance officielle du Club.
 
Cette Assemblée a pour objet l'adoption des statuts et l'élection des premiers dirigeants du Club, lecture y est faite de tous les articles des statuts.
 
Chaque disposition est clairement votée, telle que :
 
- Nom du Club
- Lieu du siège social
- Nombre de membres au Conseil d’Administration
- Composition du Bureau avec au minimum 1 Président, 1 Secrétaire et 1 Trésorier
- Montant de la cotisation et droit d'entrée éventuel
 
Un exemplaire des statuts sera remis à chacun des membres de l'Assemblée Générale Constitutive.
 
Elle est l’organe de décision des membres de l’association. Elle constitue la source de sa légitimité. C’est en son sein que sont définies et votées les grandes orientations :
 
- Election des membres du conseil d’administration,
- Vote du budget,
- Approbation des statuts et du règlement intérieur,
- Examen de la gestion,choix des actions, etc.
 
A l’issue de l’assemblée générale constitutive, le Président doit transmettre, dans un délai de 3 mois maximum, à la préfecture ou sous-préfecture dont dépend le siège de l’association (Voir ci-après : Déclaration d'une association)
 
La création de l’Association sera validée par un numéro de récépissé et une date d’insertion au Journal Officiel à conserver durant toute la durée de vie de l'association.
 
Règlement intérieur
 
Les statuts peuvent être complétés par un règlement intérieur portant sur des éléments susceptibles d'être modifiés régulièrement.
Cela évitera à l’association la mise en œuvre de procédures contraignantes liées à la modification de ses statuts et aux démarches administratives supplémentaires induites par ces changements (déclaration des modifications auprès du greffe des associations ou d’organismes divers).
 
Ce règlement peut préciser les modalités concernant :
 
le conseil d’administration,
les conditions d’adhésion, le tarif et la vente des licences,
la gestion des locaux et du matériel,
les règles administratives internes,
l’organisation de concours, de manifestations diverses,
le remplacement de membres du conseil d’administration,
 
 
C’est un document à usage purement interne pour faciliter le fonctionnement du club. Bien entendu, les points détaillés dans le règlement intérieur ne doivent pas être en contradiction avec les dispositions statutaires. Il doit être approuvé en Assemblée Générale puis affiché à une place accessible à tous les licenciés.
 
Dans tous les cas, le contenu du règlement intérieur ne peut restreindre les droits des personnes ou les libertés individuelles et collectives. Il ne peut contenir de dispositions discriminant les licenciés, en raison de leur origine, de leur sexe, de leurs mœurs, de leur orientation ou identité sexuelle, de leur âge, de leur situation de famille, de leurs caractéristiques génétiques, de leur appartenance ou de leur non-appartenance, vraie ou supposée, à une ethnie, une nation ou une race, de leurs opinions politiques, de leurs activités syndicales ou mutualistes, de leurs convictions religieuses, de leur apparence physique, de leur nom de famille ou de leur handicap.
 
Au-delà des règlements intérieurs spécifiques, l’association sportive (lorsqu’elle est affiliée à une fédération : autrement dit quand elle reçoit le droit de participer à des compétitions sportives) est obligée de se conformer aux différents règlements de la fédération à laquelle elle est affiliée et de ses organes déconcentrées (Comité Régional et Comité Départemental) dont il dépend, afin notamment, qu’au-delà du fonctionnement de l’association, les mêmes règles concernant la pratique du sport, les règles du jeu, soient applicables dans chaque club.
 
Contrairement aux statuts, le règlement intérieur ne fait l’objet d’aucune publication, ni diffusion en dehors de l’association.
 
Déclaration d’une Association
 
Pour déclarer son club, il est possible de le faire en ligne (déclaration en ligne) ou il faut envoyer à la préfecture ou sous préfecture de sa ville :
 
- le formulaire CERFA 13973*04 « création d’une association » signé en original par un membre du conseil d’administration,
- le formulaire CERFA 13971*03 « déclaration de la liste des personnes chargées de l’administration » signé en original par un membre du conseil d’administration,
- Exemplaire des statuts, daté et signé, par au moins 2 dirigeants et comportant leur nom, prénom et fonction au sein de l'association,
- Copie du procès-verbal de l'assemblée constitutive, signé par au moins un dirigeant, et comportant les nom et prénom du signataire,
- 1 enveloppe timbrée à l’adresse de correspondance de l’association.
- Liste des associations membres (en cas d'union ou de fédération d'associations)
Lorsque la démarche est accomplie par une personne mandatée, du mandat portant signature d'un dirigeant
 
La déclaration de l'association et la publication de sa création au Journal officiel lui confèrent la personnalité morale et la capacité juridique. Ces éléments donnent à l'association les possibilités suivantes :
 
- avoir un droit privatif sur son nom (donc de protéger celui-ci si besoin est),
- ouvrir un compte bancaire sous son appellation,
- avoir un patrimoine lié à l'objet de l'association,
- agir en justice,contracter en son nom (pouvoir pour l'association de signer des contrats et des conventions en son nom propre),
- recevoir des aides et subventions de l'Etat et des collectivités territoriales,
- s'affilier à la FFPJP.
 
Registres de l'association
 
Soit parce que la loi l’impose, soit parce qu’une gestion transparente, rigoureuse et démocratique le nécessite, l’association est amenée à tenir à jour les documents suivants :
 
Le registre des procès-verbaux des réunions de bureau et du Conseil d’Administration
Sur ce registre, sont collées les convocations avec les ordres du jour ainsi que les feuilles d’émargement avant les procès verbaux de réunion des différentes instances de l’association (bureau, conseil d’administration).
 
Le registre des assemblées générales
Les ordres du jour et les feuilles d’émargement sont également collés avant la retranscription des comptes rendus des Assemblées générales ordinaires et extraordinaires.
 
Le registre spécial
La loi et le décret de 1901 précisent les mentions à porter dans le registre spécial :
 
- les changements survenus dans le Conseil d’Administration,
- les modifications apportées aux statuts,
- le changement d’adresse du siège social,
- les nouveaux établissements fondés,
- les acquisitions ou aliénations de locaux et d’immeubles,
- les dates des récépissés délivrés par le greffe des associations pour l’ensemble de ces changements.
 
Le registre de comptabilité
C’est un registre de recettes et de dépenses dans lequel seront inscrites les opérations effectuées chronologiquement. La synthèse des opérations permettant en fin d’exercice l’élaboration d’un récapitulatif des charges et des produits de l’association par fonction.
Il peut être informatisé, les logiciels comptables pour associations sont aujourd’hui en vente à des prix tout à fait abordables.

Ces registres sont indispensables comme source d’information pour :
connaître en permanence les moyens financiers de l’association,savoir équilibrer un budget, développer une activité, financer un achat,solliciter et informer les adhérents,vérifier l’exécution des budgets,justifier une demande de subvention.
 
Les autres registres
Les autres registres qu’une association peut être amenée à tenir vont varier selon son activité, sa masse budgétaire, le montant des subventions publiques dont elle bénéficie, et son statut éventuel d’employeur.
Ainsi, l’association pourra avoir à tenir des registres liés au droit du travail.
  
Utilité
La tenue rigoureuse de ces registres permet :
-          de conserver l’historique et la mémoire de l’association,
-          de faciliter la transmission des informations entre anciens et nouveaux dirigeants,
-          de prouver, en cas de litige, le respect des procédures énoncées dans les statuts et la validité des décisions prises,
-          de favoriser un fonctionnement interne respectueux des statuts et de la démocratie associative.
 
Tenue et forme
Pour avoir toute leur utilité et une force probante en cas de conflit interne, la tenue de ces registres doit être rigoureuse.
Les pages doivent être numérotées de la première à la dernière afin d’éviter toute substitution de document. Chacune de ces pages doit être également paraphée par la personne habilitée à représenter l’association.
 
  
 Affiliation à la FFPJP 
 
L’association est affiliée à la Fédération Française de Pétanque et Jeu Provençal, par l’intermédiaire du Comité Départemental duquel dépend le siège social de l’Association, ce dernier lui attribuant un numéro d’affiliation et s’engage à en respecter les statuts et règlements.
 
Documents à fournir :
 
- Copie du récépissé de création de l'association ou du dernier récépissé de modification,
- Exemplaire des Statuts,
- Exemplaire du règlement intérieur,
 
 
Tout Club affilié, ainsi que ses membres, peuvent être radiés de la Fédération par leur comité départemental s'ils enfreignent les Statuts ou les Règlements auxquels il dépend.
 
Un Club ne réglant pas ses cotisations, ses amendes ou ses factures, ne sera pas autorisé à émettre des licences et ne pourra pas prétendre à obtenir des dates de concours.
 
La mise en sommeil et la dissolution d’un Club font l’objet d’un Texte Fédéral.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
CDOS 52
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