Le qui fait quoi

Actions Détail Référent Aide Compléments Date/Délais Moyens nécessaires
Administratif            
Licences Récupérer les dossiers en début d'année Entraineurs        
  Vérifier que le dossier est complet (certif + chèque +informations) Entraineurs   Ne transmet le dossier que lorsqu'il est complet    
  Saisir les licences dans SIFFA Sylvie Christine Christine sur le groupe BE-I et cadets à masters et Sylvie Eveils -Poussins    
  Alimenter le compte SIFFA Sylvie        
  Attestation pour divers remboursements de la Licence Co-Présidents   Fournir le modèle dès le début d'année aux entraîneurs    
  Fournir un listing complet aux entraineurs et membres du Bureau Laetitia   En début de saison pour mise à jour accés réservé du site    
  Mettre à jour la boite mail du club en conséquence Dominique        
  Pass Cantal et Coupon sport Sylvie   Faire les dossiers correspondants et envoi des bordereaux    
             
Relever le courrier au Parc Hélitas Passer 1 fois/semaine pour récupérer le courrier Samuel Karim et Dominique        
             
             
             
Boîte mail club Administration et classement Dominique   Les autres membres du Bureau accède à la boîte mail pour lecture et écriture uniquement (pas de classement) --> simplement pour s'y retrouver    
             
Dossier subvention CNDS   les co-présidents     Rendu du dossier en Avril  
             
Labellisation   Laetitia     Décembre  
             
Dossier CG Frais de déplacement   les co-présidents   Hervé tiens à jour un fichier afin d'alimenter la base de donner du site sur accés réservé Rendu à fin Août  
             
Dossier CG Ecole de sport   Les co-présidents     30-déc  
             
Dossier Mairie   Les co-présidents     30-sept  
             
Assurances club Revue de nos contrats Les co-présidents   Formation dirigeant pour y répondre?    
  Assurances en cas d'accident en compétition Les co-présidents        
  Assurances déplacement Les co-présidents        
             
Signature documents officiel Convention gymnase la Ponétie 2014 à 2019 Les co-présidents   Attestation d'assurance à fournir à chaque début de saison;
prochaine convention Sept 2019
Septembre  
Signature documents officiel Convention Piste Athlétisme la Ponétie 2017 à 2020 Les co-présidents   Planning de renouvellement créneaux à effectuer en Août pour la saison ;
prochaine convention Sept 2020
  Août
             
Compétitions            
Compétitions extérieures sur 1 journée Réserver le car ou organiser les voitures Cathy        
  Recueillir les athlètes souhaitant participer Entraîneurs        
  Recherche de bénévoles Entraîneurs        
  Saisir les engagements en respectant la procédure à appliquer selon la compétition Laetitia-Christine        
             
             
Compétitions extérieures sur 2 journées Réserver le car ou organiser les voitures Cathy        
  Recueillir les athlètes souhaitant participer Entraineurs        
  Recherche de bénévoles Entraineurs        
  Saisir les engagements en respectant la procédure à appliquer selon la compétition Laetitia-Christine        
  Récapitulatif pour l'entraineur Laetitia-Christine        
  Réservation hôtel Cathy        
  Restauration Cathy        
  Logistique du week end Cathy        
             
Compétitions Maison les personnes pour installation Patrick Loic      
  Vérification du matériel 15 jours avant Patrick Loic      
  Réservation matériel+installations Les co-présidents   Piste : mail à e.mulot@caba.fr, copie g.belmonte@caba.fr 2 mois avant minimum  
  Gestion des engagements anticipés Laetitia-Christine        
  Recherche de bénévoles Entraîneurs        
  Invitation des personnalités si protocole Les co-présidents     1 mois avant  
  Sponsors évènement les co-présidents        
  création de la compétition siffa
création compétition hors stade (cross) calorg
Laetitia-Sylvie   Laetitia:Toutes compétitions piste sur siffa pour création.
Sylvie: Toutes compétitions hors stade type cross pour créatioon sur calorg
   
             
             
Vie du club            
             
Gestion du Matériel Surveiller régulièrement l'état du matériel Patrick Loic      
  Recueil des besoins des entraîneurs Patrick Loic      
  Gestions et relations fournisseurs Patrick Loic      
  Devis et commandes fournisseurs Patrick Loic      
             
Administration du site club Administration générale (gestion de droits, de la structure du site)   Laetitia      
  Mise en ligne d'articles à l'issue de chaque compétition   Laetitia      
  Gestion de la page Calendrier et résultat          
  Enrichir le site de nouvelles rubriques          
             
Gestion des équipements clubs Maillots club pour compétition Dominique        
  Habillement (ou autre) aux couleurs du club Dominique        
  Démarchage des fournisseurs Dominique        
  Recherche de sponsors Dominique        
             
Assemblée générale du club Convocation licenciés Les co-présidents        
  Convocations personnalités Les co-présiidents        
  Préparation du support Les co-présidents        
             
             
             
Buvettes et repas club Achat buvette compétitions les membres suivant dispo        
             
  Goûters au cours de l'année (Noël, galette, fin d'année) Les responsables de groupes        
             
Recherche des sponsors   les co-présidents        
             
Gestion de la pharmacie club Achat et renouvellement des produits de la pharmacie Dominique        
  Gardien de la pharmacie Piste        
             
Réunions de Bureau Convocation et ordre du jour Les co-présidents        
  Compte-rendu Les co-présidents        
             
Formation Recherche de nouveaux bénévoles Tous        
  Recueil des besoins de formation Les co-présidents        
  Organisation des sessions          
  Inscriptions des candidats si formation extérieures          
             
Contact avec l'extérieur            
             
Médias La Montagne (retours sur compétitions, évènements à venir) Dominique        
  Autres médias à développer          
             
CABA être le référent pour la CABA lorsqu'elle a besoin de poser une question au club / représentation du club en réunion Patrick        
  charge ensuite à cette personne de mettre en relation avec ou de contacter la personne le plus à même de répondre si il n'a pas lui la réponse          
             
Mairie être le référent pour la Mairie lorsqu'elle a besoin de poser une question au club / représentation du club en réunion Dominique        
  charge ensuite à cette personne de mettre en relation avec ou de contacter la personne le plus à même de répondre si il n'a pas lui la réponse          
             
Ligue d'Auvergne d'Athlétisme- AURA   Hervé        
             
OMS être le référent pour l'OMS lorsqu'elle a besoin de poser une question au club / représentation du club en réunion Florence        
  charge ensuite à cette personne de mettre en relation avec ou de contacter la personne le plus à même de répondre si il n'a pas lui la réponse          
             
CDOS être le référent pour le CDOS lorsqu'elle a besoin de poser une question au club / représentation du club en réunion Les co-présidents        
  charge ensuite à cette personne de mettre en relation avec ou de contacter la personne le plus à même de répondre si il n'a pas lui la réponse          
             
Conseil général être le référent pour le CDOS lorsqu'elle a besoin de poser une question au club / représentation du club en réunion Cathy   Gymnase Septembre    
  charge ensuite à cette personne de mettre en relation avec ou de contacter la personne le plus à même de répondre si il n'a pas lui la réponse          
  Eliane FONTANEL pour les lots          
  Dotations annuelles     Octobre